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Manage your business appointments in French

This week I propose to look at the use of French in a professional context and particularly in the management of appointments by email.

1. How to start the email?

At the langage courant (intermediate): for your team, your peers, and the superiors you know.

  • Greet with a simple Bonjour or Bonsoir, followed (or not) by the person's first name.

  • If you have specific information about that person, for example, if they are returning from vacation or sick leave, you can start your email with a sentence referring to that situation.

Examples : - J'espère que tes/vos vacances se sont bien passées. - J'espère que tu es/vous êtes bien rétabli(e).

  • If you don't have any prior information about this person you can start your email directly.

Examples : - Je te/vous contacte pour fixer un rendez-vous... - Suite à notre dernier échange, je te/vous contacte pour... - Comme convenu, je te/vous contacte pour...


At the langage soutenu (formal): for your potential clients, your superiors in a very formal situation.

  • Cher M. X ou Chère Mme Y are suitable for all situations.

  • Monsieur / Madame + title : Mr. le président / Mme. la présidente

  • If you have had contact with this person in the past you can mention it.

Examples : - J'ai été ravi(e) de faire votre connaissance lors de la conférence sur le climat à Paris la semaine dernière. - Suite à notre dernier échange, je vous contacte pour... - Comme convenu, je vous contacte afin de...

  • If you have had contact with this person beforehand you can allude to them.

Exemples : - Je vous contacte dans l'objectif de... - Je me permets de vous contacter dans le cadre de...


Note: If you don't have any prior information about this person you can directly start your email.


2. Turn of phrase

> Use the conditional

This is the main polite way to communicate when you want to get something from someone, whether it's a friend, a colleague, a supervisor, or a waiter in a café. Not using it makes the message ruder.

Don't know how to conjugate the conditional yet? Don't panic!


The verbs used to get something from someone are always the same: avoir, être, and pouvoir. You will need to know their conjugation in the second person singular (tu) or plural (vous) and adapt the conjugation according to the person(s) you are communicating with.

-> If you are addressing a colleague you know > tu

-> If you are addressing colleagues you know > vous

-> If you are addressing a colleague you do not know > vous

-> If you address colleagues you don't know > vous

Conjugation of the verbs avoir, être and pouvoir to in the present conditional

ree

> Adapt the structure of the question to the situation

You have certainly learned in school to formulate your questions using the most formal level of language. A question formulated using this level of language is characterized by the inversion of the verb and the subject.


Exemple : Seriez-vous disponible pour un rendez-vous la semaine prochaine ?


You should use this level of language for exchanges that are very formal: a first contact with a prospective client, a supervisor you have never met, etc.


Note: sustained language is always used with the pronoun you.

In less formal exchanges, the use of everyday language is more appropriate and is reflected in the structure of the question. Common language questions are characterized by the use of the structure est-ce que.


Exemple : Est-ce que vous seriez / tu serais disponible pour un rendez-vous la semaine prochaine ?


You should use this level of language to give your communications a less formal, more casual tone: with people on your team, colleagues who are your peers, even if you don't know them directly, established clients, etc.

3. How to end the mail?


ree

4. Examples of emails.

Example 1: Arrange a meeting with a colleague (informal) Bonjour Martine, J'espère que tes vacances se sont bien passées et que tu es prêtes pour la reprise ! Est-ce que tu serais disponible pour une visio demain dans la matinée pour parler de xxx ? Bonne journée, Céline Example 2: Reschedule an appointment with a colleague Bonjour Paul, Je dois malheureusement reporter notre rendez-vous prévu pour le 12 octobre. Je dois partir en déplacement cette semaine-là. Est-ce que tu serais disponible la semaine suivante ? Voici mes disponibilités : - lundi 18 à 10h. - mercredi toute la journée. - vendredi après 14h. Dis-moi si l'un de ces créneau te convient. Excuse-moi pour le désagrément. Cordialement, Céline Example 3: Respond to a colleague who wants to reschedule an appointment Bonjour Céline, Pas de problème/souci, je suis disponible la semaine suivante. Disons mercredi à 11h30. Je décale notre rendez-vous sur Outlook. À bientôt, Paul Example 4: Make contact and set up an appointment with a potential client Cher M. X / Mme Y, Ce fut (verbe être au passé simple) un plaisir de vous rencontrer durant l’événement à Paris. Je suis ravie de l'intérêt que vous avez montré pour les services que nous offrons. Je reviens vers vous afin de fixer un rendez-vous qui nous permettra de vous présenter notre offre plus en détail et de déterminer quels services pourraient vous être utiles. Je vous propose de nous réunir autour d'un brunch au restaurant Le bon français la semaine du 12 octobre. Pourriez-vous, s'il vous plaît, nous faire part de vos disponibilités cette semaine-là ? Dans l'attente de votre réponse, veuillez accépter mes sincères salutations. Cordialement, Céline Art.

5. Useful vocabulary

Un email / un mail / un courriel = an email

Un rendez-vous = an appointment

Une visioconférence ou visio en abbrégé = a video call

Un changement = a change

Fixer un rendez-vous / convenir d'un rendez-vous = to make an appointment

Décaler, reporter, repousser un rendez-vous = to postpone an appointment

Annuler un rendez-vous = to cancel an appointment

Un désagrément / un inconvénient = an inconvenient

Le rétablissement = the recovery

La disponibilité = the availability

La reprise = the come back to work day

Un créneau horaire = a time slot

Un fuseau horaire = a time zone

Un horaire = a time (when talking about schedule)

Les horaires = the timetable





 
 
 

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