Gérez vos rendez-vous professionnels en français

Celine Art
14 févr. 2023
1 min de lecture

Cette semaine je vous propose de nous pencher sur l'utilisation du français dans un cadre professionnel et particulièrement sur la gestion des rendez-vous par email.

1. Comment commencer le mail ?

Au langage courant : pour votre équipe, vos pairs, les supérieurs hiérarchiques que vous connaissez.

Saluez avec un simple Bonjour ou Bonsoir, suivi (ou pas) du prénom de la personne.
Si vous avez une information spécifique sur cette personne, par exemple, si elle revient de vacances, ou de congé maladie, vous pouvez commencer votre courriel avec une phrase faisant référence à cette situation.

Exemples : - J'espère que tes/vos vacances se sont bien passées. - J'espère que tu es/vous êtes bien rétabli(e).

Si vous n'avez pas d'informations préalables sur cette personne vous pouvez directement commencer votre mail.

Exemples : - Je te/vous contacte pour fixer un rendez-vous... - Suite à notre dernier échange, je te/vous contacte pour... - Comme convenu, je te/vous contacte pour...

Au langage soutenu : pour vos clients potentiels, vos supérieurs dans une situation très formelle.

Cher M. X ou Chère Mme Y sont des formules adaptées à toutes les situations.
Monsieur / Madame + titre : Mr. le président / Mme. la présidente
Si vous avez eu un contact avec cette personne au préablable vous pouvez y faire allusion.

Exemples : - J'ai été ravi(e) de faire votre connaissance lors de la conférence sur le climat à Paris la semaine dernière. - Suite à notre dernier échange, je vous contacte pour... - Comme convenu, je vous contacte afin de...

Si vous n'avez pas d'informations préalables sur cette personne vous pouvez directement commencer votre mail.

Exemples : - Je vous contacte dans l'objectif de... - Je me permets de vous contacter dans le cadre de...

Remarque : la formule de politesse I hope my email finds you well ne s'utilise pas en français.

2. La tournure des phrases

> Utilisez le conditionnel C'est la principale marque de politesse lors d'échanges où il s'agit d'obtenir quelque chose de quelqu'un, que ce soit un ami, un collègue, un supérieur hiérarchique ou un serveur dans un café. Ne pas l'utiliser rend le message plus rude.

Vous ne connaissez pas encore la conjugaison du conditionnel ? Pas de panique !

Les verbes utilisés pour obtenir quelque chose de quelqu'un sont toujours les mêmes : avoir, être et pouvoir. Vous devrez connaitre leur conjugaison à la deuxième personne du singulier (tu) ou du pluriel (vous) et adapter la conjugaison en fonction de la ou les personne(s) avec qui vous communiquez. -> Si vous vous adressez à un collègue que vous connaissez > tu -> Si vous vous adressez à des collègues que vous connaissez > vous -> Si vous vous adressez à un collègue que vous ne connaissez pas > vous -> Si vous vous adressez à des collègues que vous ne connaissez pas > vous Conjugaison des verbes être, avoir et pouvoir au conditionnel présent

> Adaptez la structure de la question à la situation Vous avez certainement appris à l'école à former vos questions au langage soutenu, c'est-à-dire au niveau de langage le plus formel. Une question formulée en utilisant ce niveau de langage se caractérise par l'inversion du verbe et du sujet.

Exemple : Seriez-vous disponible pour un rendez-vous la semaine prochaine ?

Vous devez utiliser ce niveau de langage pour des échanges est très formels : un premier contact avec un client protentiel, un supérieur hiérarchique que vous n'avez jamais rencontré, etc.

Remarque : le langage soutenu s'utilise toujours avec le pronom vous. Lors d'échanges moins formels, l'utilisation du langage courant est plus adaptée et se reflète dans la structure de la question. Les questions au langage courant se caractérisent par l'utilisation de la structure est-ce que.

Exemple : Est-ce que vous seriez / tu serais disponible pour un rendez-vous la semaine prochaine ?

Vous devez utiliser ce niveau de langage pour donner à vos communications un ton moins formel, plus décontracté : avec les gens votre équipe, des collègues qui sont vos pairs, même si vous ne les connaissez pas directement, des clients déjà établis, etc.

3. Comment terminer le mail ?

4. Exemples de courriels

Exemple 1 : Fixer un rendez-vous avec une collègue (informel) Bonjour Martine, J'espère que tes vacances se sont bien passées et que tu es prêtes pour la reprise ! Est-ce que tu serais disponible pour une visio demain dans la matinée pour parler de xxx ? Bonne journée, Céline Exemple 2 : Décaler un rendez-vous avec un collègue Bonjour Paul, Je dois malheureusement reporter notre rendez-vous prévu pour le 12 octobre. Je dois partir en déplacement cette semaine-là. Est-ce que tu serais disponible la semaine suivante ? Voici mes disponibilités : - lundi 18 à 10h. - mercredi toute la journée. - vendredi après 14h. Dis-moi si l'un de ces créneau te convient. Excuse-moi pour le désagrément. Cordialement, Céline Exemple 3 : Répondre à une collègue qui veut décaler un rendez-vous Bonjour Céline, Pas de problème/souci, je suis disponible la semaine suivante. Disons mercredi à 11h30. Je décale notre rendez-vous sur Outlook. À bientôt, Paul Exemple 4 : Prendre contact et fixer un rendez-vous avec un client potentiel Cher M. X / Mme Y, Ce fut (verbe être au passé simple) un plaisir de vous rencontrer durant l’événement à Paris. Je suis ravie de l'intérêt que vous avez montré pour les services que nous offrons. Je reviens vers vous afin de fixer un rendez-vous qui nous permettra de vous présenter notre offre plus en détail et de déterminer quels services pourraient vous être utiles. Je vous propose de nous réunir autour d'un brunch au restaurant Le bon français la semaine du 12 octobre. Pourriez-vous, s'il vous plaît, nous faire part de vos disponibilités cette semaine-là ? Dans l'attente de votre réponse, veuillez accépter mes sincères salutations. Cordialement, Céline Art.